Standortleitung

FAQ

Finanzen und Erstattung

Was mache ich, wenn mein Standort Geld gespendet bekommt?

Es ist wünschenswert, wenn ein Standort sein eigenes Budget aufbaut. Das Geld muss auf das Konto des Bundesvorstands überwiesen werden. Der Betreff sollte ei-nen Hinweis enthalten, für welchen Standort das Geld bestimmt ist. Der genaue Prozess ist im Dokument „Anleitung zum Sponsoring & Verwendung der Standortgelder“ definiert.

Wie bekommt mein Standort ausgegebenes Geld zurück?

Das Geld, welches auf dem Konto des Bundesvorstands gelagert ist, können die Standorte jederzeit für Vereinszwecke ausgeben. Die Ausgaben müssen zuerst vom Standort ausgelegt werden und können danach von unserem Finanzvorstand zurücküberwiesen werden. Der genaue Prozess ist im Dokument „Anleitung zum Spon-soring & Verwendung der Standortgelder“ definiert.

Kann ich einfach alle Ausgaben genehmigen?

Alle Ausgaben müssen dem Vereinszweck dienen. Daher raten wir den Standorten, ihre Ausgaben vorher bei uns anzukündigen. Somit können Aufwendungen, welche nicht erstattungsfähig sind, vorher identifiziert werden. Wenn du sicher bist, dass der Vereinszweck gewahrt bleibt und der Standort genug eigenes Budget aufweist, kannst du die Ausgaben bis zu einem Betrag von 50,00 € selber genehmigen. Beträge über 50,00 € müssen mit dem Bundesvorstand abgesprochen werden. Bei Fragen und Unklarheiten steht dir der Leiter der Standortbetreuer sowie der Bundesvorstand jederzeit zur Verfügung.

An wen wende ich mich, wenn mein Standort ein Budget für eine Aktion benötigt?

Die Standorte haben einen Vordruck für Fundraising-Projekte erhalten. Diesen sollen sie ausfüllen und mit dir im CC an den Fundraising-Beauftragten senden. Den aktuellen Ansprechpartner findest du in der „Ansprechpartnerliste“.

Mitgliederverwaltung

Was mache ich, wenn ein neuer Standortleiter (SL) an meinen Standort kommt?

Wichtig ist, dass alle Unterlagen des neuen Standortleiters eingesammelt werden. Eine Liste dazu findest du in „Checkliste Eintritt“ und der genaue Prozess ist in „Anleitung zur Einbindung eines neuen Standortleiters“ definiert.

Was mache ich, wenn ein Standortleiter aufhört?

Hauptpunkte bei einem Austritt eines Standortleiters sind die Kündigung der Mitgliedschaft und die Entfernung der Person aus unseren Systemen. Der genaue Pro-zess ist in „Anleitung zum Austritt eines Standortleiters“ definiert.

Standortbetreuung

Was ist der SEP?

SEP bedeutet Semester-Entwicklung-Plan und ist ein großes Treffen, welches am Anfang des Semester abgehalten wird. Hierbei werden der Status-Quo sowie die Pläne für die Zukunft von allen Standortleitern besprochen. Fakultativ kann über die Beschlüsse ein Bericht verfasst werden. Dieser soll den Standorten die Semesterplanung erleichtern und dir als Standortbetreuer einen Überblick über geplante Aktivitäten geben. Kurzfristige Reaktionszeiten bezüglich der Kommunikation mit dem Bundesvorstand sollen somit vermieden werden. Du solltest den SEP am Anfang eines jeden Semesters mit deinen Standortleitern durchsprechen. Der SEP-Bericht ist fakultativ und kann auch als Telefonat zwischen Standortbetreuer und Standort erfolgen.

Was ist der Status-Quo-Bericht?

Der Status-quo-Bericht soll einem neuen Standortbetreuer den Einstieg in den Standort erleichtern. Darin sind alle wichtigen Errungenschaften und Meilensteine des Standortes vermerkt. Die Standortbetreuer pflegen eine Liste mit Stichpunkten bezüglich des Standortzustandes. Diese Liste wird an den Standortbetreuer, welchen den Standort übernimmt, übergeben und ihm somit die Einarbeitung erleichtert.

Sonstiges

Woher bekommt mein Standort Werbematerialen?

Der Bundesvorstand stellt den Standorten Werbematerialen kostenfrei (Material und Versandkosten) zur Verfügung. Um Werbematerialien zu beantragen, schreibt ihr bitte eine Mail mit den gewünschten Werbeartikeln, den genauen Stückzahlen und der Lieferadresse rechtzeitig an den zuständigen Bundesvorstand (Ansprechpartnerliste).

Was mache ich wenn mein Standort IT-Probleme hat?

Bei IT Problemen bitte an den IT-Zuständigen verweisen. OVS-Zugänge für die Standorlteiter können von den Standortbetreuern erstellt und gelöscht werden. Für E-Mail, Google Drive und sonstige IT-Themen verweist ihr an den Ansprechpartner der IT (siehe Ansprechpartnerliste).

Was muss ich machen, wenn mein Standort eine Veranstaltung plant?

Zwei Punkte sind bei größeren Veranstaltungen zu beachten:

  • Ist das benötigte Budget beim Standort vorhanden? Sollte dies nicht der Fall sein, bitte rechtzeitig im BV-Meeting ansprechen, damit eine Beteiligung des Bundesvorstandes diskutiert werden kann.
  • Sind alle versicherungstechnischen Fragen geklärt? Deckt unsere Versicherung die Veranstaltung und deren Zweck ab? Grundsätzlich sind unsere Mitglieder bei vereinszwecktypischen Veranstaltungen versichert. Bei allen weiteren Fragen hilft unser Rechtsteam gerne weiter. Zuständige sind in der Ansprechpartnerliste zu finden.

An wen sende ich Bilder oder Zeitungsartikel von meinem Standort weiter?

Unsere Öffentlichkeitarbeitsabteilung freut sich sehr über Berichte und Bilder von Standorten. Die zuständigen Personen findest du in der Ansprechpartnerliste. Um die Bilder nutzen zu können, muss die Einwilligungserklärung von den Abgebildeten unterschrieben werden. Dieses Dokument findet ihr im Google Drive der Standorte sowie im Google Drive des Bundesvorstands.

An wen leite ich Anregungen und Verbesserungen weiter?

Alle Anregungen und Verbesserungen können an den Leiter der Standortbetreuer weitergleitet werden. Gern kannst du bei einer Telefonkonferenz des Bundesvorstands teilnehmen und den Vorschlag als Tagesordnungspunkt mit den anderen Mitgliedern des Bundesvorstands diskutieren.

Unterpunkte

© 2019 - Studenten bilden Schüler e.V.
Diese Seite ist open source.
Powered by: ContentfulGatsbyNetlify