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Airtable Anleitung

Hier geben wir euch eine kurze Orientierung und erklären die Schritte zur Erstellung neuer Vermittlungen.

Airtable bietet viele Einstellungsmöglichkeiten. Ihr könnt grundsätzlich alles an eurer eigenen Airtable-Base verändern. Wenn ihr euch neue Funktionalitäten ausdenkt, die für euch gut funktionieren, teilt sie uns gerne mit, damit wir solche Ideen an die anderen Standorte weitergeben können und alle davon profitieren. Bei allen Veränderungen, die ihr vornehmt, gilt es lediglich zu beachten, die Funktionalität des Anmeldeformulars nicht zu stören indem ihr Spalten löscht oder umbennent, die wichtige Informationen beinhalten. 😀

Account

Um auf Airtable zuzugreifen, benötigt ihr zuallererst einen Account. Es ist am Besten, wenn jeder Standortleitende einen eigenen Account mit einer privaten E-Mail-Adresse anlegt, damit alle Änderungen an den Daten in eurer Airtable-Base auf eine Person zurückgeführt werden können. Es ist oft hilfreich zu sehen, wer z.B. zwei Personen vermittelt hat oder wer wann einen Schüler für eine Vermittlung reserviert hat.
Dazu lasst euch einfach mit eurer Emailadresse von einem anderen Standortleiter zur Airtable hinzufügen.

Anmeldung neuer Schüler/Studenten

Die Studierenden und Schüler können sich über Online-Formulare direkt auf unserer Webseite anmelden. Dazu besuchen sie einfach unsere Anmeldeseite. Die Daten, die sie dort eingeben, werden voll automatisiert zu Airtable übertragen. Es ist nicht länger nötig, Daten aus E-Mails oder PDFs von Hand zu kopieren. Nach dem Ausfüllen werden die Daten innerhalb von 15 Minuten in die jeweilige Standort Airtable-Base übertragen und es wird eine Bestätigungsmail versendet. Diese Email erhält sowohl der Standort als auch der Antragsteller. Wenn ihr an eurem Standort also solch eine Bestätigungsemail erhaltet, wisst ihr, dass eine weitere Person angemeldet wurde.

Übersicht

Übersicht

In der oberen grünen Reihe seht ihr verschiedene Tabellen zur Auswahl. Hier wird jede Tabelle kurz beschrieben und erklärt wie ihr Vermittlungen beginnt und wieder auflößt.

In der Reihe darunter steht links die Ansicht der aktuellen Tabelle. Dort könnt ihr bei Bedarf bestimmen, welche informationen euch angezeigt werden, indem ihr selbst neue Ansichten anlegt.

In der Reihe daneben können bestimmte Reihen ausgeblendet werden. Dies ist z.B. sinnvoll für Zeilen, auf die andere Tabellen zugreifen und die nur für Verarbeitungsschritte benötigt werden. Als Beispiel: “Geoforvermittlung” wird benötigt um Informationen von unvermittelten Schülern bei den Fächern anzuzeigen. Für die Tabelle Schüler ist der Wert aber irrelevant und kann einfach ausgeblendet werden.

Außerdem gibt es einige Tabellenspalten, die nicht unbedingt benötigt werden und leer bleiben können, da die Tabellen für viele verschiedene Standorte entworfen wurden, von denen nicht alle die exakt gleichen Daten erheben. Diese Spalten könnt ihr auch gerne löschen, wenn sie der Übersichtlichkeit schaden und ihr denkt, dass ihr sie auch in Zukunft nicht brauchen werdet.

Daneben gibt es Auswahlknöpfe, um die Tabelle zu sortieren oder nach bestimmten Kriterien zu filtern.

Detail Ansicht

Expand View

Die einzelnen Daten zu einer Person sind in einer großen Tabelle abgelegt. Dies ist oft unübersichtlich. Um eine einzelne Person übersichtlicher anzuzeigen, kann man, wie im Bild zu sehen, links in der ersten Spalte auf “Ansicht expandieren” klicken. Alternativ geht auch einfach die Leertaste drücken.

Die Ansicht, die sich dann öffnet beinhaltet alle Attribute aus der Tabelle. Wenn die Tabelle mit anderen Tabellen verknüpft ist, könnt ihr in dieser Ansicht auch auf verknüpfte Einträge klicken (wie im Bild auf “Schüler 2” oder “Student 1”).

Vermittlung

Um eine Vermittlung durchzuführen, klickt auf den Reiter Vermittlungen. Dort legt ihr eine neue Zeile an und tragt den zu vermittelnden Schüler und Studenten ein. Das Startdatum der Vermittlung wird automatisch eingetragen, kann aber in der Spalte Vermittlungsdatum angepasst werden.

Um eine Vermittlung zu beenden, muss das Enddatum der Vermittlung eingetragen werden. Die Schüler und Studierenden werden anschließend wieder als unvermittelt angezeigt.

Try out/Test-Vermittlung

Der Reiter “Test Vermittlung” ist ein Versuch, sich Eigenschaften von verschiedenen Schülern und Studierenden nebeneinander anzeigen zu lassen. Hier könnt ihr Unvermittelte eintragen und alle relevanten Attribute vergleichen. Fügt gerne alle Tabellenspalten hinzu, die ihr in eurem Standort benötigt, um passende Nachhilfepaare zu identifizieren. Die Studierenden und Schüler, die ausgewählt werden können findet ihr in der Schüler und Studenten Tabelle in dem View “Unvermittelt”.

Weitere Hinweise zu passenden Nachhilfepaaren findet ihr in der Tabelle “Fächer”. Hier werden bei jedem Fach die noch nicht vermittelten Schüler und Studierenden angezeigt.

Weitere Standortleiter Einladen

Um weitere Standortleiter einzuladen müsst ihr in der Tabellenleiste rechts oben auf Teilen oder Share klicken. Dann erscheint ein Feld, in der ihr die Emailadresse des neuen Standortleiters eintragen könnt.
Alternativ kann man auch einen Link erstellen und den Teilen. Macht dies lieber nicht, da jeder, der diesen Link bekommt, kann auf alle Daten des Standorts zugreifen.

Mail mit Sendgrid versenden

Filter view Zum Versenden von Rundmails ohne Anhang kann Sendgrid direkt aus der Airtable verwendet werden. Dazu sollte zuerst ein View angelegt werden, in dem alle Nachhilfelehrer drin sind die die Mail empfangen sollen. In dem Bild oben wurde als Beispiel der View “Email Liste” angelegt in dem alle ehemaligen Nachhilfelehrer herausgefiltert wurden. sendgrid1.png Dann klickt ihr rechts oben auf Block und wählt aus der Liste (oder benutzt die Suchfunktion) Sendgrid aus. Als nächstes benötigt ihr einen “API key” von Sendgrid. Den können wir euch gerne zukommen lassen. Als Absender tragt ihr dann z.B. “SBS Rastow” oder “Standortleitung Buxtehude” ein mit eurer E-mail Adresse studenten.xy@studenten-bilden-schueler.de. sendgrid2.png

In der nächsten Ansicht tragt ihr dann die Tabelle aus der die E-Mail Adressen kommen sollen ein (Studenten) und den zugehörigen View (E-Mail Liste) ein. Dann wählt ihr das Feld “E-Mail” als empfänger Feld aus, legt einen Betreff fest und könnt im Feld unten eine E-Mail schreiben.

Wenn ihr einen Anhang mitverschicken wollt könnt ihr das leider noch nicht aus Airtable heraus machen. Dazu müsstet ihr die komplette E-Mail spalte kopieren und in euer Mail Programm im BCC einfügen. Dabei ist es SEHR wichtig, dass ihr es nicht bei CC einfügt, da ansonsten alle Empfänger alle anderen E-Mail Adressen sehen können! Auch auf diesem Weg könnt ihr vorher in Airtable herausfiltern, welche Studierenden die E-Mail bekommen sollen.

Ein Problem bei Sendgrid kann auch der Spamfilter werden. Eventuell kommen einige Mails nicht an.

Formel verbesserungen

Jetzt noch eine Bitte an euch bestimmte Formeln in eurer Base durch neue auszutauschen.

  • Die alter-Formel in der Schüler und Studententabelle

IF({Geburtsdatum}="","",DATETIME_DIFF(TODAY(),Geburtsdatum,'years')

Hiermit umgeht man das Problem, dass beim Alter NaN eingetragen wird, wenn kein Geburtsdatum bekannt ist.

  • Checkbox ob Führungszeugnis eingegangen ist

Fügt die Checkbox Führungszeugnis in eurer Tabelle hinzu (packt es neben die Ehemalig Checkbox) und updated die Formel für den Zustand.

IF({Aktueller Schüler}= BLANK() ,IF(Ehemalig,"Ehemalig", IF(NOT({Führungszeugnis}),"Führungszeugnis", IF({In Vermittlung},"In Vermittlung","Unvermittelt"))),"Vermittelt")

Viele Studierende melden sich an, reichen allerdings nie das Führrungszeugnis ein. Mit diesem zusätzlichen Status schaffen wir mehr Übersichtlichkeit.

  • Farbcodierung für Zustand

Geht in die Schüler oder Studententabelle und klickt auf den Farbtopf neben dem filter und sortieren Button. Hier könnt ihr jedem Eintrag eine Farbe zuordnen. Wählt aus: Where Zustand is Vermittelt und setzt die Farbe auf grün. Wiederholt das für die weiteren Zustände In Vermittlung, Unvermittelt, Ehemalig und Führungszeugnis. Als Farben würden wir vorschlagen: Gelb, Rot, Grau und helles Rot.

Beispiel Base

Viele der oben beschriebenen Funktionen sind in dieser Base eingebaut. Wir werden mit der Zeit neue Konzepte Entwickeln und sie hier verwenden. Ihr könnt wenn ihr wollt diese dann in eure eigene Base übernehmen.

Support

Wir wünschen euch viel Spaß und frohes Schaffen mit Airtable. 😎

Bei Fragen oder Problemen könnt ihr euch jederzeit an it@studenten-bilden-schueler.de wenden. 👨‍💻

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